แนวทางจัดระเบียบบันทึก · E1 Trace
จัดระเบียบบันทึกโครงการก่อสร้างเพื่อสนับสนุนข้อเรียกร้องขยายเวลา (EOT)
จัดทำข้อมูลที่ตรวจสอบได้ว่าเกิดอะไรขึ้น หลักฐานมาจากไหน และกิจกรรมใดในแผนงานอาจเกี่ยวข้อง
การพบข้อความหรือเรียงวันที่ได้ยังไม่พิสูจน์สิทธิ สาเหตุ หรือความล่าช้าต่อวันแล้วเสร็จ แนวทางนี้ครอบคลุมการเตรียมบันทึก ส่วนการประเมินสัญญาและความล่าช้าต้องพิจารณาแยกตามโครงการ
1. กำหนดประเด็นและเก็บรักษาต้นฉบับ
กำหนดรหัสเหตุการณ์ บันทึกรายละเอียด สถานที่ วันที่เกี่ยวข้อง และคำถามที่ต้องตรวจสอบ เก็บไฟล์ต้นฉบับพร้อมสิ่งที่แนบ ระบุระบบต้นทางและวันที่รวบรวม แยกบันทึกของผู้ตรวจสอบออกจากหลักฐานต้นฉบับ
2. จัดทำทะเบียนหลักฐาน
บันทึกรหัสหลักฐาน ชื่อไฟล์เดิม วันที่เอกสาร ผู้ส่งหรือผู้จัดทำ แหล่งที่มา ฉบับแก้ไข หน้าและข้อความอ้างอิง รหัสเหตุการณ์ ผู้ตรวจสอบ และสถานะ แยกวันที่เอกสาร วันที่เกิดเหตุ และวันที่นำเข้า พร้อมระบุวันที่ที่ยังไม่แน่นอน
3. ค้นหามากกว่าคำเดียว
เริ่มจากเหตุการณ์ สถานที่ กิจกรรม และผู้เกี่ยวข้อง ค้นหาคำตรงตัว แล้วเพิ่มคำพ้องและคำที่เกี่ยวข้องอย่างมีขอบเขต อ่านข้อความแวดล้อมและเอกสารแนบก่อนตัดสินว่าผลการค้นหาสนับสนุนประเด็นหรือไม่
4. จัดทำลำดับเหตุการณ์ที่ตรวจสอบได้
เชื่อมโยงแต่ละรายการกับรหัสหลักฐานและข้อความต้นทาง แยกข้อเท็จจริงที่บันทึกไว้ ข้อกล่าวอ้างของผู้เขียน และการตีความของผู้ตรวจสอบ แสดงข้อมูลขัดแย้งและช่องว่าง เก็บหนังสือแจ้งและคำตอบเป็นหลักฐานโดยไม่สรุปว่าการจัดเก็บนั้นยืนยันความถูกต้องตามสัญญา
5. อ้างอิงแผนงานฉบับที่ถูกต้อง
ระบุฉบับแก้ไข วันที่ข้อมูล แผนงานฐานหรือแผนงานเปรียบเทียบ รหัสกิจกรรม และปฏิทิน อธิบายเหตุผลที่เชื่อมโยงเหตุการณ์กับกิจกรรม แยกการหยุดชะงักที่พบจากผลกระทบต่อวันแล้วเสร็จซึ่งต้องวิเคราะห์และตรวจสอบเพิ่มเติม
6. เตรียมชุดข้อมูลสำหรับตรวจสอบ
รวมสรุปประเด็น ทะเบียนหลักฐาน ลำดับเหตุการณ์ที่อ้างอิงต้นทาง ข้อมูลแผนงาน และคำถามคงค้าง กำหนดผู้ตรวจสอบและเก็บฉบับที่ตรวจสอบแล้ว บันทึกเหล่านี้อาจใช้ประกอบการพิจารณาข้อพิพาทเรื่องค่าปรับความล่าช้า แต่ไม่ตัดสินความรับผิดหรือสิทธิด้วยตัวเอง
ตัวอย่างสมมติ: การเข้าพื้นที่ทำงานล่าช้า
เพื่ออธิบายวิธีจัดระเบียบเท่านั้น: วันที่และรหัสต่อไปนี้เป็นข้อมูลสมมติ ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้าหรือผลการวิเคราะห์ความล่าช้า
| หลักฐาน | ข้อมูลที่บันทึก | สิ่งที่ต้องตรวจสอบ |
|---|---|---|
| EV-001 · 3 มีนาคม · อีเมล | ผู้รับเหมาขอเข้าพื้นที่ Zone B | ตรวจสอบงานที่วางแผนและเก็บอีเมลทั้งชุด |
| EV-002 · 5 มีนาคม · บันทึกหน้างาน | รายงานว่ายังเข้าพื้นที่ไม่ได้ | ตรวจสอบสถานที่ ผู้เขียน เอกสารแนบ และงานอื่นที่ดำเนินต่อได้ |
| EV-003 · 8 มีนาคม · บันทึกส่งมอบ | ระบุว่ามีการส่งมอบพื้นที่ | ตรวจสอบเงื่อนไข ลายเซ็น และความพร้อมสำหรับกิจกรรมที่ต้องทำ |
เชื่อมทั้งสามรายการกับเหตุการณ์ ACCESS-01 และกิจกรรมในแผนงานฉบับที่ระบุ บันทึกประเด็นและคำถามที่ยังค้าง ห้ามนำช่วงระหว่างวันที่เหล่านี้ไปถือเป็นจำนวนวันที่ได้รับการขยายเวลาโดยตรง
บทบาทของ E1 Trace
E1 Trace โดย FPEP Enterprise สนับสนุนการค้นหาบันทึก การตรวจสอบข้อความต้นทางที่เน้นไว้ การจัดทำลำดับเหตุการณ์ที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ และการตรวจสอบข้อมูลแผนงาน
ค้นหาหลักฐานโครงการ · ลำดับเหตุการณ์และรายงานแผนงาน
คำถามที่พบบ่อย
ใช้แทนระบบควบคุมเอกสารหรือไม่
แนวทางนี้เน้นการเตรียมและตรวจสอบหลักฐานข้อเรียกร้อง ควรรักษากระบวนการออก อนุมัติ และจัดเก็บเอกสารควบคุมของโครงการต่อไป
การพบเอกสารพิสูจน์ข้อเรียกร้อง EOT หรือไม่
ไม่ ต้องตรวจสอบความเกี่ยวข้อง ความแท้จริง บริบท ผลต่อแผนงาน และสัญญาที่ใช้
ใช้บันทึกจาก SharePoint หรือ Teams ได้หรือไม่
เว็บไซต์อธิบายการนำเข้าสำเนาในเครื่องอย่างมีการควบคุมจากคลัง Microsoft ภายใต้สิทธิ์บัญชีและการตั้งค่าการเชื่อมต่อ ควรยืนยันชนิดไฟล์และข้อกำหนดการเข้าถึงในการสาธิต